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Pymes: Cómo salir adelante en la crisis actual

En esta columna de opinión, Luis Murguía, Vicepresidente Senior de la división PyMEs de SAP América Latina, ofrece un interesante análisis de la situación de una pequeña y mediana empresa ante una crisis. Además de consejos y estrategias, brinda 10 claves para pasar el temblor.

Ante la sola mención de la palabra “crisis”, las PyMEs de la región suelen caer en un estado de parálisis. Particularmente, las compañías medianas y pequeñas se preocupan ante un panorama de incertidumbre económica respecto de tres puntos básicos: el descenso de las ventas, el flujo de caja y el devenir de los impuestos. Esta situación de temor se ve potenciada en un momento como éste, en el que la crisis se ha desatado como un huracán en los principales centros financieros del mundo.

Sin embargo, más allá de la conmoción lógica, las PyMEs tienen que ponerse a trabajar ya mismo y desarrollar medidas proactivas que les permitan no solamente capear este “temporal”, pero aprovechar la coyuntura para salir adelante y mejor posicionados

La mejor analogía es la carrera de Fórmula 1. Aquellos que siguen las carreras todos los domingos saben muy bien que es muy difícil pasar a otro auto en la recta, cuando todos los automóviles están a plena potencia. Justamente es en las curvas cuando ocurren los pases: en las “chicanas”, cuando se disminuye la velocidad, donde hay mucho riesgo, donde un pequeño error puede dejar al piloto fuera de la competencia. Es justamente en las curvas donde los buenos pilotos se distinguen y pasan adelante. El empresario de la PyME tiene que aprovechar la curva que las crisis global le ofrece para salir adelante. Aquí le propongo algunas ideas.

En primer término, deben recortar los gastos y enfocarse en el flujo de caja. El efectivo reina, especialmente durante las crisis económicas. Las empresas deberían evaluar todos sus gastos operativos y discrecionales, desde viajes y gastos generales de inventarios hasta tarifas de llamadas de larga distancia e, incluso, membresías en asociaciones y gremios. Los recortes, no obstante, deben hacerse de manera inteligente, de forma tal que no lastimen las operaciones ni la moral del personal. Así como se recortan los egresos, deben maximizarse los ingresos de dineros que estén en la calle. Es esencial revisar los esquemas de facturación y cobranzas para lograr plazos más cortos. Por ejemplo, si se factura una vez por mes a cada cliente por todos los trabajos realizados en el período, puede plantearse la posibilidad de realizar una factura por monto menor al final de cada tarea.
Es un momento también para estrechar al máximo las relaciones con los clientes. Mensajes informativos, correos electrónicos, llamadas telefónicas, visitas personales… Todas las vías son válidas para que su base de clientes se sienta escuchada y contenida. Preguntas tales como “¿cómo podrían mis productos o servicios satisfacer las necesidades de otros dentro del mercado actual?” o la implementación de programas de referenciación de clientes mediante incentivos son otros medios efectivos para generar nuevos negocios.

Eficiencia ante todo

El tercer punto clave que ninguna PyME debe dejar de tener en cuenta en estos momentos es la necesidad de ser más ágil y eficiente con el uso de software integrado.

La reducción de los márgenes en una economía contractual demanda una mayor disciplina operacional. Las compañías pueden recortar sus costos operacionales mientras mejoran la eficiencia si emplean un software integrado. Un sistema racionalizado permite que una empresa se mantenga en operación de manera homogénea y eficiente. Además, reduce los tiempos requeridos para el ingreso de datos, elimina los errores y las duplicaciones de datos y logra que la empresa sepa cuándo hacer un pedido y de qué, posibilitando el escalamiento de excepciones tales como el agotamiento de inventarios de un determinado producto. Lo anterior recorta, a su vez, los costos y el despilfarro de la mano de obra, elevando los niveles globales de eficiencia y rentabilidad. Por otra parte, pueden emplearse herramientas analíticas para obtener información oportuna, veraz y proclive a la acción, con el fin de responder eficazmente a las cambiantes necesidades y oportunidades del mercado.

Es época de ajustarse los cinturones, es cierto. Pero también es un momento en el que las PyMEs hasta pueden sacar provecho de la crisis para perfeccionarse. A través de la reevaluación de sus estructuras de negocios e incorporando metodologías de racionalización que, al final de este proceso, elevarán sus niveles de productividad, eficiencia y rentabilidad global. O a partir de la adquisición de activos y talentos profesionales superiores, a precios de oferta. O tal vez gracias al monitoreo agresivo de la competencia y la consecuente inversión para garantizar un posicionamiento de vanguardia para cuando la economía comience a mejorar.

Mediante la implementación de iniciativas bien programadas y la adopción de métodos como los mencionados, las compañías podrán no sólo sobrevivir a este coyuntura, sino posicionarse con éxito para los tiempos por venir, al mejor estilo de los campeones de la Formula 1.

Diez clave para pasar el temblor

1. Mantenga su enfoque principal en los clientes existentes: llámelos o visítelos, mejore el servicio, solicíteles referencias...

2. Recorte los gastos operativos y discrecionales.

3. Administre el flujo de caja de manera estricta y diligente: recaude agresivamente las cuentas por cobrar y reduzca deudas con excedentes de caja.

4. Mejore su liquidez y controle más estrictamente su capital de trabajo: use la financiación de proveedores mediante leasing, liquide sus activos no productivos y recorte sus inventarios y WIP.

5. Aumente sus actividades de marketing y publicidad.

6. Retenga a sus mejores empleados.

7. Racionalice los procesos ineficientes con tecnología: identifique los ciclos de vida útil de los procesos internos y automatice los procesos manuales rutinarios.

8. Ataque los mercados que hayan sido los menos afectados por la crisis.

9. Sea transparente ante sus empleados y manténgalos motivados.

10. Diversifique y expanda su oferta de productos y servicios: innove o cree nuevos productos complementarios y absténgase de “poner todos los huevos en una sola canasta”.

Autor: Luis Murguía | Fuente: ITPymes